19 устройств первого семейства разработаны для малых и распределенных рабочих групп, десять второго — для крупных офисов и для печати больших объемов. Как заявлено, через два месяца новинки появятся в России и начнется продажа некоторых моделей семейства VersaLink (B400/B405, C400/С405, B7025/30/35) Остальные устройства «доедут» до нашей страны в третьем квартале текущего года.

Сергей Черноволенко, президент «Xerox Евразия» (в сферу его ответственности входят все страны СНГ) отметил, что новинки отвечают революционным изменениям, которые происходят сейчас в ходе цифровой трансформации предприятий.

Например, новые модели способны напрямую взаимодействовать с облачными сервисами и мобильными устройствами. Так, документы, оцифрованные на принтерах и МФУ VersaLink и AltaLink, «одним кликом» передаются в популярные облачные хранилища (Dropbox, Google Drive и др.). Таким образом в Xerox обеспечивают «новую жизнь» своим разработкам в мире, в котором доля «чисто бумажного» документооборота будет стремительно уменьшаться, особенно в ключевых бизнес-процессах. Разумеется, новинки умеют и «извлекать» информацию из облака — распечатывать файлы напрямую из хранилищ, а также с мобильных устройств.

Сергей Черноволенко уверен: новинки семейств VersaLink и AltaLink найдут свое место и в условиях цифровой трансформации Источник: Xerox

Много внимания в новых устройствах уделено различным аспектам защиты данных. Решения, созданные в сотрудничестве с McAfee и Cisco, предустановленные на новинках, обеспечивают защиту от неавторизованного доступа к устройствам; конфиденциальность передаваемых данных; настройку прав доступа к устройствам и их функциям; шифрование персональных и конфиденциальных данных на жестких дисках устройств; «выдачу» распечатки только ее отправителю или тому, кому документ был адресован.

Однако главной отличительной чертой стало наличие у новинок экранов «как у смартфона»: устройства формата A3 получили 7- или 10-дюймовые сенсорные дисплеи, формата A4 – 5-дюймовые и единый настраиваемый пользовательский интерфейс.

Такой интерфейс позволяет создавать рабочий экран принтера и МФУ под задачи конкретного сотрудника, легко подключаться к облачным службам, конфигурировать устройства в соответствии с политиками безопасности.

А также автоматизировать решение конкретных бизнес-задач с помощью приложений из магазина приложений Xerox App Gallery. Например, непосредственно на МФУ можно более-менее приемлемо автоматически переводить документы на четыре с лишним десятка языков; запускать поточную обработку однородных документов (медицинских карт, договоров купли-продажи, счетов-фактур и пр.). А в случае необходимости можно «заказать» устройству автоматическое ретуширование персональных данных при распечатке документов, их содержащих.

Приложения самой Xerox бесплатны, однако платными могут быть не зависящие от нее аспекты их использования — например, доступ к облачному хранилищу. Если нужного приложения в App Gallery нет, то владелец устройства Xerox может обратиться с запросом к партнеру Xerox или к независимому разработчику — в компании надеются, что вокруг новой версии ConnectKey удастся создать экосистему разработчиков, которые будут продавать свое ПО через App Gallery. При этом размещение будет для разработчиков бесплатным, сам факт попадания туда — свидетельство того, что в Xerox протестировали программу и гарантируют ее работоспособность.

В перспективе семейства VersaLink и AltaLink должны будут заменить если не все, то большую часть устройств семейств Phaser и WorkCentre, разве что кроме моделей начального уровня, которым подобные продвинутые возможности не нужны. Но информации относительно того, в какие сроки и с какими моделями это произойдет, пока нет.

Исследование OSP Data (см. «MPS в России: время пришло», Computerworld Россия, 18 февраля 2016) показало, что разнообразные аутсорсинговые услуги по управлению печатью в России весьма популярны, однако интерес к ним во многом сдерживается из-за соображений безопасности. Computerworld Россия опросил представителей ряда компаний, работающих на рынке MPS, чтобы выяснить, как они оценивают состояние рынка и насколько важны темы безопасности.

Динамика – положительная

Собеседники издания настроены оптимистично: рынок MPS растет, поскольку экономическая ситуация подталкивает компании к повышению эффективности. «Многие заказчики предпочитают переходить к аутсорсингу, чтобы капитальные затраты перевести в операционные», — говорит Станислав Парфенов, директор по сервисной поддержке и аутсорсинговым решениям Konica Minolta.

Валерий Кузьмич, руководитель отдела маркетинга и стратегических программ департамента аутсорсинга документоемких процессов компании Xerox Россия, отмечает, что «развитие услуг MPS — устойчивый рыночный тренд, на который слабо влияют временные экономические факторы». Наталья Ермакова, руководитель направления сервиса печати в компании «Сервионика» (группа «Ай-Теко»), считает, что на рынке услуг заметен прогресс — от оптимизации парка оборудования и распределения корпоративных расходов постепенно переходят к оптимизации печати и прогнозирования расходов. А в дальнейшем главным станет оптимизация бизнес-процессов.

«Спрос на MPS был стабилен на протяжении всего 2015 года, и нынешняя экономическая ситуация может привести к увеличению числа запросов на эту услугу в 2016 году», — прогнозирует исполнительный вице-президент по продажам и операционной деятельности компании Maykor Павел Растопшин.

Рынок не только растет, но и постоянно трансформируется, спрос смещается от управления печатной инфраструктурой к управлению документами. И хотя пока, полагает Наталья Ушакова, менеджер по работе с ключевыми клиентами HP в России, немногие компании задумываются о том, насколько существенны косвенные затраты на печать, тем не менее прослеживается растущий интерес к оптимизации процессов документооборота и повышению безопасности инфраструктуры печати.

Меняются и заказчики. По словам Парфенова, они ужесточают требования к качеству предлагаемых услуг: «Это выражается в первую очередь в запросах на проведение предварительного тестирования оборудования... Дополнительно проверяется потенциал сервиса и технической поддержки поставщика, в частности, если в течение пилотного проекта возникнут инциденты, то требования будут такими же, как в в договоре, и подход к устранению инцидентов будет соответствовать тому, что предполагается прописать в договоре». Аналогичное наблюдение у Растопшина: «Если раньше клиентов с конкретными ожиданиями типа 'мы хотим за год сократить количество устройств и печатаемых копий документов на 10%, а к концу аутсорсингового контракта — на 20%' было менее трети, то сейчас — почти 60%».

Безопасность в широком смысле слова

Также опрос показал, что именно соображения безопасности очень важны для заказчиков. «Печать остается одним из основных каналов утечки информации, — говорит Александр Файнбойм, руководитель направления ИТ-аутсорсинга компании «Крок». — И заказчикам важна возможность контролировать политику безопасности в рамках общего бизнес-процесса печати». По словам Ушаковой, даже если заказчик изначально не поднимает вопрос обеспечения безопасности, то, как правило, соглашается, что он крайне важен при организации инфраструктуры печати.

Однако в целом тема безопасности, как выяснилось, шире, чем кажется на первый взгляд. «Речь идет не только об информационной безопасности, но и о рисках, которые могут возникнуть в случае досрочного расторжения контракта», — говорит Растопшин. Предусмотрительные заказчики интересуются, что будет с инфраструктурой при расторжении контракта, как будет осуществляться ее передача заказчику или новому аутсорсеру и т. д.

Кроме того, во многих компаниях ответственные за информационную безопасность настороженно относятся к тому, что внутри «периметра» появляются новые системы, следящие за ее работой и передающие информацию.

Учитывая это, в Konica Minolta используют средства мониторинга, работающие без «вторжения» в корпоративную сеть. «Программное обеспечение мониторинга может работать через GPRS-модемы, не внедряясь в сеть заказчиков и обеспечивая функционал, подобный функционалу мониторинга для банкоматов», — говорит Парфенов.

В Xerox, говорит Кузьмич, разрабатывают услуги с учетом имеющихся политик безопасности, например проводят мониторинг устройств и процессов печати в пределах корпоративной сети.

Вежливый отказ. В чем причина?

«Основная причина отказа от услуг аутсорсеров – отсутствие ощутимой экономии средств, когда заказчик, оценивая текущие затраты и предложение по аутсорсингу, не видит явной экономии, — считает Парфенов. — Или же более привлекательная цена, предлагаемая другими поставщиками услуг». Однако не всегда экономический эффект, как и цена, оказывается правильно посчитан.

«Если заказчик отказался от услуг вендора, то, как правило, его имеющийся парк остается на обслуживании локальных поставщиков, при этом нередко бывает, что используются не очень качественные расходные материалы, — говорит Ушакова. — Многие заказчики ищут немедленную и видимую экономию, ошибочно полагая, что добьются ее, если будут использовать неоригинальные расходные материалы». Другие, получив информацию о вариантах оптимизации печатной инфраструктуры и о том, как может работать услуга, решают, что способны все сделать своими силами. «Опыт показывает, что, как правило, такие попытки ничем хорошим не заканчиваются, — заявил Кузьмич. — Наши услуги востребованы во многом потому, что мы целенаправленно занимаемся тем, чем ИТ-служба клиента может заниматься по остаточному принципу». Еще одна ошибка, приводящая к неправильной оценке, по словам Растопшина, — сравнение стоимости услуг только со своими прямыми затратами на печать. При этом не учитывается выгода от сокращения объемов печати благодаря ее «дисциплинированию», затраты на инвентаризацию и т. д.

С другой стороны, по словам Файнбойма, аутсорсингом занимается много нишевых игроков, и далеко не все они оказывают качественные услуги. Поэтому заказчики нередко разочаровываются в самой идее аутсорсинга печати, несмотря на всю ее изначальную привлекательность. Выходом из положения может быть составление индивидуального соглашения об уровне обслуживания.

Как утверждают провайдеры услуг по управлению печатью, осознание выгоды заключения MPS-контрактов (Managed Print Services) приходит после нескольких лет работы «по-новому», когда экономия от перехода на аутсорсинг перевешивает неизбежные издержки начального периода — затраты на новое аппаратное и программное обеспечение, необходимость перестройки бизнес-процессов, переобучение сотрудников и т. д. Один из примеров сотрудничества — контракт российского офиса Райффайзенбанка и компании Xerox, который длится уже почти десять лет. О том, как внедрялся MPS-проект в банке и как он развивается, Computerworld Россия рассказал Дмитрий Чистяков, вице-президент, начальник отдела технической поддержки пользователей банка и клиентов дистанционного банковского обслуживания.

- В перечне направлений деятельности ИТ-отдела задачи по организации печати указаны отдельно. Это «сложилось исторически», или решению этих задач придается особое значение?

Скорее второе. Работа системы печати крайне важна для банка, и расходы на обеспечение ее функционирования составляют существенную часть ИТ-бюджета.

- Как была устроена инфраструктура печати до подписания контракта с Xerox?

В каждом офисе была своя политика развития и поддержания печатной инфраструктуры: кто-то обходился своими силами, кто-то заключал договоры с местными сервисными компаниями. Растущие затраты заставили нас пересмотреть подход к организации этого сервиса и заключить единый контракт на управление инфраструктурой печати банка.

- Кто был инициатором проекта — ИТ-службы, бизнес-подразделения?

Это был общий вектор развития ИТ в банке — централизовать управление всеми информационными ресурсами банка, в том числе и печатью.

Контракт был заключен в 2006 году, и к концу 2010-го вся наша печатная инфраструктура была переведена на аутсорсинг. И теперь Xerox полностью управляет нашей инфраструктурой печати, которая включает порядка 2 тыс. устройств в более чем 180 российских отделениях банка.

ИТ-службы банка осуществляют общий административный контроль за исполнением контракта, а также администрирование серверов очередей печати. То есть всего того, что в соответствии с политикой безопасности банк не может передать «на сторону». Оплата услуг покопийная — в зависимости также от типа оборудования и зоны оказания услуги.

- Каковы были основные цели заключения контракта, достигнуты ли они?

Главные цели — централизация управления сервисом печати, снижение сопутствующих издержек и сокращение затрат на печать в целом. В каждом офисе мы оценивали текущую ситуацию и разрабатывали модель оптимизации инфраструктуры. Если в каком-то офисе в данный момент было невыгодно переходить на MPS-контракт, мы откладывали переход, искали варианты, при которых он будет целесообразен. Именно поэтому переход на контрактную основу в регионах длился около двух лет: в 2006 году был заключен «московский» договор, в 2008-м — договор по региональной сети, и только в конце 2010-го во всех региональных отделениях банка была внедрена услуга MPS.

Мы постоянно совершенствуем процесс, поэтому каждый год добиваемся экономии по сравнению с предыдущим годом. Скажем, в 2011 году мы сэкономили 13% средств, в 2012-м и 2013-м — 5 и 9%, соответственно. А в последние два года — 16 и 24%. Всего за время проекта затраты на печать сократились на 52%.

При оптимизации процессов мы всегда учитываем пожелания внутренних заказчиков и отталкиваемся от того бизнес-процесса, в котором участвует тот или иной сотрудник банка. Наши внутренние заказчики говорят, что их устраивает в текущем положении вещей, что нет, после чего становилось понятно, как именно надо дорабатывать существующие процессы.

Например, для банка крайне важно отсутствие сбоев в системе печати, клиент не будет ждать, пока починят принтер, он хочет получить свои распечатки немедленно. Поэтому мы уделяли много времени этому критерию, создавали различные схемы обеспечения непрерывности сервиса печати. Кроме того, на базе решения SafeQ чешской компании Ysoft мы совместно с Xerox внедрили автоматизированную систему управления печатью и контроля за расходами, чтобы было видно, кто сколько напечатал, что именно, во сколько это обошлось.

- Как устроено обслуживание техники?

Пользователь создает заявку в единой системе, и сотрудники Xerox или его партнеры выполняют ее. В нескольких московских офисах Райффайзенбанка организованы диспетчерские, в которых работают сотрудники Xerox, администраторы контракта и инженеры. Они сопровождают контракт через систему заявок, как обычная группа поддержки. В Москве систему поддерживают инженеры Xerox, они получают запросы, контролируют ход работ и т. д. В регионах привлекаются партнеры компании. Поддержка осуществляется в рабочие часы отделений.

- Есть ли нормативы на ликвидацию поломок?

Основное правило — сервис печати не должен останавливаться, чтобы сотрудник в любом отделении мог распечатать документ. Конкретные условия в разных отделениях могут быть разными. Они прописаны в соглашении об уровне обслуживания (Service Level Agreement, SLA). Но детали — это внутренняя информация. Могу только сказать, что параметры соглашения об уровне обслуживания, и не только в случае с печатью, ИТ-подразделения согласуют с бизнесом. Мы согласуем с коллегами условия, в течение какого времени должен быть восстановлен тот или иной сервис, и закладываем полученные параметры в SLA. Решение, исходя из своих потребностей, рисков и бюджетов, принимает само бизнес-подразделение.

- Общая тяга к мобильности заставила внести коррективы в печатную систему?

Гаджеты, безусловно, входят и в повседневную банковскую жизнь. И мы работаем над тем, чтобы наши сотрудники, пользователи корпоративных мобильных устройств, имели возможность печатать с них.

- Это зона ответственности Xerox или банка?

Банка, конечно, как и вся система управления печатью. Xerox в данном случае обеспечивает вторую и третью линии поддержки, консультирует по сложным вопросам, на которые не могут ответить наши собственные специалисты, поскольку Xerox является поставщиком решения на российском рынке.

- Что, кроме оптимизации существующих процессов, делалось в рамках контракта после 2010 года?

Внедрялась упомянутая система SafeQ, например. Проект стартовал в Москве в 2012 году, в регионах — в 2013-м, последняя часть закончилась совсем недавно. Система работает во всех офисах банка. В крупных офисах была организована печать по пропускам — сотрудники посылают задание на печать, идут к ближайшему МФУ, прикладывают к терминалу свою карточку-пропуск и получают документ.

Документы можно какое-то время хранить на сервере, и, если у сотрудника есть часто повторяющиеся документы, например бланки, ему даже не надо каждый раз идти на рабочее место и посылать задание на печать — достаточно просто приложить пропуск к считывателю на терминале. И наоборот, если печатать тот или иной документ уже не надо, задание можно отменить прямо на терминале.

Также система позволяет отслеживать, кто печатал, что и сколько. Ее внедрение в московских головных офисах позволило снизить объемы печати на 34%, в региональных центрах — на 27%.

Сейчас мы внедряем модуль, благодаря которому и копировать, и сканировать также можно будет по пропускам. Отсканированное изображение при этом автоматически посылается на электронный адрес сканирующего, который также определяется на основании информации на его пропуске.

В центральных офисах банка печатная инфраструктура размещена в так называемых «принт-румах», где все сотрудники банка, в том числе и члены правления, осуществляют печать по пропускам. Раньше мы не могли это сделать, потому что парк техники был устаревшим, но по мере его обновления мы получили возможность внедрить соответствующее решение.

Еще одно направление работ — организация в головных офисах центров печати. Это специально выделенные помещения, в которых осуществляется массовая печать. Этот вариант печати значительно экономит время бизнес-пользователей и обеспечивает скорость и необходимое качество печати.

- А насколько вообще актуальна оптимизация процессов печати, когда все больше процессов переходит в чисто электронный вид?

Переход на электронный документооборот — тоже один из путей экономии. Например, раньше мы печатали выписки по счетам корпоративных клиентов, теперь выдаем их в автоматизированной системе электронного банкинга. И, таким образом, заметно сократили свои объемы печати.

Однако печатные материалы никуда не денутся. Договоры, анкеты, внутренняя документация, бухгалтерская и прочая отчетность в обозримом будущем останутся в немалой степени «бумажными». Хотя мы, конечно, всю информацию, которую можно подавать в электронном виде — государственным органам, клиентам, контрагентам, стараемся предоставлять в электронном. Где-то удается существенно на этом сэкономить, как в случае с выписками корпоративным клиентам, где-то нет.

В компании Xerox представили электронные ярлыки с перезаписываемой памятью емкостью 36 бит, которые изготавливаются с помощью печатного оборудования. Новшество предназначено для борьбы с подделками и отслеживания товаров в цпочках поставок.

В память ярлыка можно записывать информацию о происхождении и состоянии товаров, чтобы определять, не является ли продукт поддельным, а также выяснять, что с ним происходило на пути от производителя к покупателю, сообщают в Xerox.

Ярлыки оснащаются памятью на основе ферроэлектрических полимеров, их изготовление происходит по рулонной технологии.

«Запоминающий ярлык позволяет контролировать целостность продукта с того момента, как он покидает завод, и до попадания в руки покупателя», — сообщил Стив Симпсон, вице-президент Xerox.

Как объясняют в компании, данные в перезаписываемой памяти также позволили бы проверять, например, разрешил ли врач приобретение очередной порции лекарства, уплачена ли была пошлина при доставке, и прошла ли упаковка через авторизованного поставщика.

Считывать информацию из ярлыков можно с помощью несложного ридера для смартфона. Как подчеркивают в Xerox, основные функции верификации ярлыка будут работать в режиме офлайн, что позволяет защищенно проверить объект или процесс, не имея соединения с Интернетом.

Проприетарную технологию изготовления печатной памяти Xerox лицензировала у норвежской компании Thin Film Electronics. Производить ярлыки в Xerox собираются на собственном заводе в Соединенных Штатах.

Казалось бы, 36 бит — немного, но это больше 68 млрд возможных комбинаций, подчеркивает Билл Каммингс из The Film Electronics. «Для цифровой записи важной информации о продукте в ходе его перемещения по цепочке поставок достаточно небольшого количества битов, — продолжил он. — Например, один бит можно задействовать как двоичный указатель аутентичности продукта, а остальные — для обозначения канала дистрибуции и указания иной информации, которая может быть ценной для производителя и его партнеров, например кода региона, сведений о гарантии, истории сервисного обслуживания и т. п.».

Один из двух видов электронных ярлыков Xerox позволяет обеспечить криптографическую защиту с помощью уникального распечатываемого шифра, например QR-кода.

«Традиционные средства защиты от подделки, наподобие невидимых чернил, голограмм и RFID-ярлыков, могут быть уязвимы для дублирования и взлома, и нередко у них слишком большая себестоимость, — отмечают в Xerox. — А комбинация из распечатываемой памяти и печатного шифра — это одно из самых защищенных решений для борьбы с контрафактом».

На протяжении последних нескольких лет сотрудники исследовательского центра Xerox PARC и Thin Film работали над объединением цифровой криптографии с ярлыками на основе тонкопленочной памяти.

В Xerox не уточняют, сколько именно будут стоить ярлыки, но заявляют, что они недороги и чрезвычайно трудны в подделке, к тому же каждый шифр уникален и может быть сгенерирован только уполномоченным сотрудником.

«Опережать фальсификаторов — непростая задача, требующая сегодня беспрецедентной надежности защиты товаров, — заявил генеральный директор Thin Film Давор Сутия. — Мы рады предложить Xerox и ее клиентам во многих отраслях новый уровень защиты для борьбы с контрафактом».

Ярлыки на основе печатной памяти планируется продемонстрировать на фармацевтической конференции Pharma Expo, которая пройдет в конце сентября в Лас-Вегасе.