В ассортименте издательства – более 75 тыс. наименований продукции. Ежедневное количество входящих заказов варьируется от 200 до 600. При таком объеме работы очень важно оперативное взаимодействие между отделом продаж, который обрабатывает заказы, складом, где резервируются и собираются товары, и отделом логистики, который организует доставку заказов клиентам. В розничных магазинах нужно четко контролировать остатки продукции и своевременно пополнять ассортимент.
Ранее в подразделениях компании для разных направлений деятельности использовались различные, не интегрированные между собой информационные системы. Нормативно-справочная информация не была унифицирована. Было сложно оперативно обрабатывать заказы клиентов, формировать заказы поставщикам, контролировать остатки на складе, анализировать динамику закупок и продаж.
Предприятию стала необходима информационная система, которая позволила бы объединить и синхронизировать работу всех подразделений, унифицировать и централизовать управление нормативно-справочной информацией. Руководство компании поставило цель – увеличить объем продаж без расширения штата сотрудников. Для этого требовалось организовать адресную работу с каждым клиентом, включая клиентов интернет-магазина, повысить качество и скорость обработки заказов, усилить контроль за прохождением заказов по технологической цепочке, расширить каналы сбыта (выйти в маркетплейсы, наладить взаимодействие с другими интернет-магазинами и т.п.).
Для решения поставленных задач была выбрана система 1С:ERP, а партнером по внедрению стала компания «Портал-Юг». Проект был выполнен за один год, новая система развернута на 100 рабочих местах во всех отделах предприятия.
Как отмечает Андрей Чиннов, директор ИТ-департамента «Мозаика-Синтез», внедрение 1С:ERP позволило организовать работу всех подразделений предприятия в одной системе. Перед компанией открылись новые перспективы для повышения эффективности работы коммерческих и логистических служб, улучшения качества обслуживания клиентов, повышения точности и оперативности получения управленческой информации.
В единую систему управления компанией на базе 1С:ERP интегрированы все информационные системы компании, в том числе: «1С:Документооборот», 1С:WMS, системы электронного документооборота с внешними контрагентами, системы учета посетителей в розничных магазинах. Пользователям больше не приходится дублировать и сверять данные в нескольких программах, полностью исключены расхождения данных.
Оптимизирована работа с заказами клиентов. В результате обработка заказов ускорилась на 30%. Менеджеры получили возможность обрабатывать до 500 заказов в день с перспективой расширения количества заказов до 30% в пиковые нагрузки. Ранее для обеспечения пиковых нагрузок в помощь менеджерам приходилось привлекать дополнительный персонал, теперь такая необходимость отпала.
Усилен контроль за прохождением заказов клиентов по технологической цепочке. Реализована специальная система статусов заказов, которая интегрирована и плотно взаимодействует со складской системой 1С:WMS. Менеджер может в любое время проверить статус каждого конкретного заказа и дать клиенту исчерпывающую информацию о его выполнении: на какой стадии заказ находится в данный момент времени, когда планируется отгрузка и поставка.
Обеспечено получение детализированных данных для анализа продаж по каждой отдельной книге. Ранее для реализации сетевым магазинам группы книг одной тематики использовались собирательные наименования продукции (миксы). В ходе проекта этот подход был пересмотрен. Типовые инструменты 1С:ERP позволили организовать детализированный анализ продаж с реальными данными по отдельным книгам. Это дало возможность более четко планировать работу с торговыми сетями и прогнозировать спрос на конкретные позиции книг и миксы, а также более точно планировать производство в соответствии с реальными потребностями бизнеса.
Специалисты отдела закупок тратят на 20% меньше времени на внесение в систему данных о закупаемой продукции. В ходе проекта разработан многофункциональный механизм загрузки и создания в системе новых позиций товаров и прайс-листов для них. Менеджеры по закупкам могут сосредоточиться на расширении контактов с потенциальными поставщиками, улучшении закупочных условий и качества планирования закупок, а не на операторской работе, как это было ранее.
Реализован оперативный обмен данными о заказах между 1С:ERP и интернет-магазинами. Это позволяет менеджерам адресно работать с каждым клиентом – анализировать активность, оценивать потребности и интересы, разрабатывать индивидуальные предложения для повышения продаж.
Оптимизировано взаимодействие с торговыми площадками. Каждый из маркетплейсов, как и большинство клиентов, реализует свои стандарты обменов с поставщиками, под которые компании необходимо оперативно подстраиваться. В ходе проекта маркетплейсы были включены в обмен заказами между интернет-сайтами и 1С:ERP наравне с остальными клиентами. Это решение позволяет оперативно подключать к процессам новые марктеплейсы, тем самым увеличивая каналы сбыта без подключения дополнительных человеческих ресурсов.
Автоматизировано согласование заявок на расходование денежных средств. Это ускоряет согласование и выполнение платежей, значительно экономит время генерального директора. В целом, согласование заявок на расходование денежных средств ускорилось на 20%.
В системе доступны детализированные отчеты о движении денежных средств, доходах и расходах предприятия, рентабельности продаж, в том числе, по направлениям деятельности и др. Это помогает руководству лучше контролировать работу предприятия и своевременно принимать решения для повышения эффективности бизнеса в сложных экономических условиях.
